一、系统简介
科然《招标代理业务管理系统》是为招标代理机构量身定制的业务管理软件。已在山东省鲁成招标有限公司、山东省建设工程招标中心、海逸恒安项目管理有限公司、山东招标股份有限公司、山东恒诺建设工程咨询有限公司等大型招标公司应用多年。
本系统提供面向大型企业的集团版、中型企业的企业版、小型企业的轻量版，以及按账号按年付费的租赁版。
系统围绕招标代理公司从事的业务，以招标代理业务管理为核心，以项目为主线，实现了招标代理项目从立项到归档的全过程管理。同时结合OA系统、财务管理模块、微信移动办公，为招标代理公司的内部管理提供了一套完整的解决方案。
区别于通用的OA办公自动化系统，本系统根据招标代理业务流程设置功能节点，具有明确的行业特征。如：从招标代理合同签订，到招标公告发布，到招标文件审批，到招标文件发售，到投标保证金的收缴，到开标后中标通知书发放，到投标保证金的退还和服务费的结算，再到项目档案的归档，环环相扣，功能节点前后关联和约束，可以实现业务的规范化管理，比如：招标文件没有审批完之前无法发售招标文件；中标通知书发出后15天内提醒完成项目档案归档；待结算服务费和待退还投标保证金的项目提醒。体现出管理软件与现实业务的紧密结合，而不是单纯的资料录入查询和OA审批。
二、功能模块
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功能模块名称
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功能简介
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一、开标前
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项目立项
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承接项目后，在系统内录入项目信息进行立项。
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委托协议
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签订招标代理合同时，通过本功能上传合同文本进行审批。
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合作协议
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公司与外部单位的联营项目合作协议审批。
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法人授权书
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给被授权人开具法人授权书时的审批。
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招标公告或邀请书
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上传招标公告或邀请书，提交审批，进行内审后外发
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资格预审文件
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上传资格预审文件，提交审批，进行内审后外发。
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资格预审结果公示
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上传资格预审结果公示，提交审批，进行内审后外发。
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招标文件
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招标文件编写完成后，提交审批，进行内审后发售。
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投标单位（供应商）报名
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投标单位或供应商通过“在线报名”模块报名后，通过本功能可以查看报名信息。可发起标书费收缴确认流程。
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招标文件答疑变更
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对于招标文件的补充、答疑、变更情况，进行内审后外发。
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造价工作联系单
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对于需要造价配合的项目，通过本功能上传相关文件、注明相关事项，建立招标和造价部门的沟通渠道。
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招标（采购）文件范本库
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建立不同项目类型的招标文件范本，在“项目立项”环节，系统会自动匹配招标文件范本，供项目人员参考使用。
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二、开标后
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中标（成交）公示
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上传中标公示，提交审批，进行内审后外发。
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中标通知书
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上传中标通知书，提交审批，进行内审后外发。
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更改项目状态
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项目完成后，项目人员通过本功能更改项目的状态。
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三、项目档案
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项目档案
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根据自定义的档案目录，由项目人员上传项目档案。
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纸质档案交接
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递交纸质资料到档案管理人，同时发起移交流程，由档案管理人员确认。可结合时限考核中判断上交是否及时。
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四、财务
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标书费收缴
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投标人购买招标文件时，由项目人员发起标书费收缴流程，提交给财务人员确认。其他类型的文件费的收缴也通过此功能进行，如：资格预审文件费、图纸费等。
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投标保证金收缴
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项目人员收到交款信息后，通过本功能发起投标保证金收缴流程给财务人员确认。
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服务费结算&投标保证金退还
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项目开标完成后，通过本功能进行服务费的结算和投标保证金的退还。由项目人员发起，提交给财务人员确认办理。
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五、统计报表
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随着项目的进行，可自动形成本模块的统计报表。
为项目经理提供自己负责项目的工作管理平台。
为部门负责人提供查看本部门项目进展情况的平台。
为职能部门相关人员提供档案管理、项目业绩管理的平台。
为财务人员提供收支统计的平台。
为公司高层管理人员提供了项目整体管理的平台。
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招标进度跟踪表
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用于查看项目的进展情况，项目的每个阶段完成后，会自动打勾。
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招标业绩与收入
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用于统计公司的业绩情况和收入情况。
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招标项目汇总表
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对项目信息进行了汇总统计，具有项目业绩查询功能、项目档案管理功能。
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招标业务文档
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查看审批完毕已归档的流程文档。
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供应商信息库
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自动汇总供应商信息，可以按参与项目招标内容检索相关供应商，为新项目的招标采购提供可选供应商。
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专家信息库
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自动汇总各项目的专家信息，专家信息可自主维护。
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招标文件审查统计
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在招标文件的审批环节，可以填写招标文件审查表，并进行打分，打分记录汇总到此功能中。
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项目档案审查统计
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在项目档案归档环节，可以填写项目档案审查表，并进行打分，打分记录汇总到此功能中。
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用印情况统计表
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汇总谁在什么时间用了哪个印章在哪个项目的哪个资料。对印章进行把控。
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时限考核
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对于公司的管理要求，如：必须通过办公平台审批完成招标文件才能对外发售招标文件；项目开标后30天内必须完成项目档案归档。通过本功能可以统计完成情况，并自动辨别出正常还是违规。
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近期项目进展报表
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本报表体现了近期项目的进展情况，从开标时间、公示日期、中标通知书发放日期等日期节点，显示项目进展。
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审核记录汇总表
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本报表根据“招标公告”、“招标文件”、“中标公示”、“中标通知书”的审批结果，统计正常的和不正常的流程数量。
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专家评标项目记录
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本功能可对评标专家在项目中的表现进行评价查询。
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OA办公
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一、个人办公
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即时消息；通知公告；传阅文件；工作论坛；在线签到签退；系统小秘书提醒；
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二、财务管理模块
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1、费用支出单:用于费用报销和公司的其他成本费用管理，可以关联到项目，实现项目成本统计；
2、借款还款:用于实现人员、部门的借款还款管理，可以实现借款余额动态管理，借款额度和次数控制，还款提醒，可以关联到项目。
3、报表统计:按部门、按报销人、按费用类别统计成本费用。
结合业务管理系统，实现收入与利润统计。
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三、申请预约
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人员外出/出差/请假申请；采购申请；可自定义各种办公流程，如：采购申请、用车申请等。
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四、工作管理
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个人日程；部门日程；任务管理；任务进程报告
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五、邮件管理
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邮件收发；通讯薄；外部邮箱集成配置；
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六、工作流程
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流程一览：发出申请、代办流程、已办流程、流程监控，事务委托。
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七、会议室管理
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会议室在线预约，会议室使用统计。
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八、文档资源库
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文档库管理；文档检索，建立业务标准化文件库。
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九、人力资源
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机构、部门、员工信息管理。
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三、系统应用价值
使用《招标代理业务管理系统》给您带来的好处：
3.1、业务标准化管理
从项目开始到结束，以项目为主线，串联并存档相关业务资料；
从盖章控制的角度入手，通过网上流转审批，保证外发的资料的正确性，杜绝用印随意性，明确单位内部的办事流程和流程环节职权责；
通过业务文件模板与工作流程的绑定，规范和统一项目外发资料的文件格式，提高单位的业务形象；
3.2、建立起公司的成本核算与控制体系
通过费用报销和项目的挂钩，实现按项目的成本核算，哪些项目是赔钱的，哪些项目是赚钱的，收入、成本和毛利润情况一目了然，为后续项目的承接提供数据导向；
结合对工资、保险、管理费用等非项目费用（间接费用）的管理，实现按公司、按部门、按人员的全面成本核算与控制体系，为绩效考核提供量化的数据参考，结合系统的权限控制体系，为公司整体经营目标、部门经营目标的制定、落实、监督、调整和达成，建立动态的目标管理体系。
3.3、建立起业务部门与财务部门的协同工作模式
财务部门作为独立的部门，难以从业务的角度配合业务部门的工作，通过系统中的工作流程，可以建立起协同工作模式；
上传标书费的收缴情况→财务确认收到→归入项目收入；
投标保证金的到账情况挂钩投标保证金的退还，以项目为单元，没收到的不能退，没到账的不能退，不能重复退，不能多退，中标未结算的不能退；
系统为不同的管理深度提供了可伸缩的管理配置，比如可以设置：没有上传过投标企业的标书费不能上传投标保证金，没有上传过保证金的投标企业不能做结算，开始交投标保证金的前几天必须完成标书费收缴情况上传……
3.4、支持分公司异地应用
分公司在异地通过网络也可以使用本系统；
3.5、自动化出报表
项目招标进度跟踪表、招标业绩与收入汇总表、招标业务文档（已归档电子档案库）、招标项目信息汇总
报销统计（即成本统计）、[ 可按部门统计、按人员统计、按费用类别统计、按时间段统计 ]
用车情况报表，会议室使用情况表，物品借出与归还情况表，用品采购、库存、领用统计表，外出、请假、出差情况表等日常管理报表。
3.6、更深层次的业务管理
大量业务数据的电子化，使挖掘业务数据的深层次价值成为可能，让业务数据的积累成为企业的无形“固定资产”，让项目信息不再受人员离职、岗位变更等人员流动因素的影响，比如：建立起单位内部的供应商库，通过投标单位参与项目的类型、招标内容关键字，建立各行业的供应商库。
建立起企业内部的专家库。
……
3.7、全方位的办事提醒
您可以从邮箱或手机上收到即时消息、待办工作流程、工作流程处理进度、工作进展情况、新通知公告提醒、收到传阅文件提醒……
您可以从系统中设置资质证书的到期提醒、车辆年审提醒、车辆保险到期等容易忘记的日常事务提醒。
3.8、手机移动办公
《招标代理业务管理系统》已与微信和钉钉对接，通过个人微信、企业微信、钉钉均可查看和处理系统的待办流程。
3.9、平台化的系统
《招标代理业务管理系统》是一套平台化的系统。各业务板块的业务管理系统可以运行在同一个平台上，数据互通，如《招标代理业务管理系统》《造价咨询业务管理系统》《全过程咨询管理系统》可以根据需要选购，运行在同一平台上；基于WebService的设计可以为其他软件提供数据接口，如自动生成标书费收款凭证到财务软件；多层级的权限控制系统，可以接入第三方软件，实现一键登录。系统支持多角色共同使用，可以开放登录端口给招标人使用《可选模块：招标人之窗》，可以开放端口给投标单位《可选模块：在线报名系统》，通过支付宝/微信的在线支付功能，实现电子标书的自动销售与发放，通过银行提供的银企直连功能，实现投标保证金收缴自动确认和一键退还。
《招标代理业务管理系统》可有效解决：
1、传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。
2、信息流转不畅通造成的高时间成本，低响应速度。
3、工作流程不清晰导致的办事制度混乱、权责不明。
4、项目与工作难以跟踪，缺少协作和反馈。
5、经验、知识没有积累和共享的渠道。
6、OA软件无法实现的系统化业务管理。
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