产品与解决方案

招标代理业务管理系统

招标代理公司的管理法宝
一、系统简介

科然《招标代理业务管理系统》是为招标代理机构量身定制的业务管理软件。已成功应用于山东省鲁成招标有限公司、山东省建设工程招标中心、海逸恒安项目管理有限公司、山东招标股份有限公司、山东恒诺建设工程咨询有限公司等大型招标公司。

系统围绕招标代理公司从事的业务,以招标代理业务管理为核心,以项目为主线,实现了招标代理项目从立项到归档的全过程管理。同时结合OA系统、财务管理模块、微信移动办公,为招标代理公司的内部管理提供了一套完整的解决方案。

区别于通用的OA办公自动化系统,本系统根据招标代理业务流程设置功能节点,具有明确的行业特征。如:从招标代理合同签订,到招标公告发布,到招标文件审批,到招标文件发售,到投标保证金的收缴,到开标后中标通知书发放,到投标保证金的退还和服务费的结算,再到项目档案的归档,环环相扣,功能节点前后关联和约束,可以实现业务的规范化管理,比如:招标文件没有审批完之前无法发售招标文件;中标通知书发出后15天内提醒完成项目档案归档;待结算服务费和待退还投标保证金的项目提醒。体现出管理软件与现实业务的紧密结合,而不是单纯的资料录入查询和OA审批。

二、功能模块 
模块名称功能列表
招标代理业务
管理系统
一、业务过程化管理
客户信息备案;项目立项;委托协议;合作协议;法人授权书;招标公告或邀请书;资格预审文件;资格预审结果公示;招标文件;标书费收缴;投标保证金收缴;开标记录;中标公示;中标通知书;服务费结算&投标保证金收缴;项目档案归档。
二、业务统计报表
招标进度跟踪表:查看各项目的招标进度。
招标业绩与收入统计表:查看各业务部门的招标业绩、项目数量、标书费、服务费收入。
招标项目信息汇总:查看各项目的基本信息、报名情况、开标中标情况、服务费结算情况。
招标业务文档:查看审批完毕已归档的招标业务文档。
供应商信息库:自动汇总的供应商信息库。
专家信息库:自动汇总的专家信息库。
招标文件审查统计:招标文件审查评分记录。
项目档案审查统计:项目档案归档情况审查评分统计。
用印情况统计表:各类资料用印记录。
时限考核:招标文件违规发售与档案资料归档超期查询。
业绩查询:自助查询业绩和下载项目档案,用于投标。
OA系统一、个人办公
即时消息;通知公告;传阅文件;工作论坛;在线签到签退;系统小秘书提醒;
二、财务管理模块
1、费用支出单

用于费用报销和公司的其他成本费用管理,可以关联到项目,实现项目成本统计;
2、借款还款
用于实现人员、部门的借款还款管理,可以实现借款余额动态管理,借款额度和次数控制,还款提醒,可以关联到项目。
3、报表统计
3.1、成本费用统计:按部门、按报销人、按费用类别统计成本费用。
3.2、结合业务管理系统,实现收入与利润统计。
三、申请预约
人员外出、出差、请假申请;用印申请;采购申请;会议室预约;车辆预约;用车申请等
四、工作管理
个人日程;部门日程;任务管理;任务进程报告
五、邮件管理
邮件收发;通讯薄;外部邮箱集成配置;
六、物品/用品管理
物品/用品分类定义;物品/用品信息管理;仓库及仓库权限定义;
入库登记;出库登记;出入库流水;库存情况;统计报表;
七、工作流程
我的批复(待办流程;在办流程;已办流程)
我的申请(发出申请;审毕申请;被退申请;撤销申请)
流程一览;流程监控;审批代理人委托;流程定义
说明:可自定义各种办公流程,如:采购申请、请假申请、用车申请等。
八、车辆管理
车辆类型定义;车辆信息管理;车辆年审/保险/保养到期提醒;
车辆预约登记;我的预约;车辆预约情况统计
九、会议室管理
会议室信息定义;会议室在线预约;我的预约;会议室使用统计
十、文档资源库
文档库管理;文档检索;回收站;
十一、人力资源
机构信息;部门信息;员工信息(基本信息、家庭成员、履历、相关附件);员工照片;
员工合同管理(带到期提醒功能);人员资格证书管理(带到期提醒功能);
员工工资;考勤信息;人员信息统计;
十二、系统设置
机构信息;部门信息;人员角色;账号维护;功能菜单设置;权限设置;会议室定义;
个人桌面设置;登录日志;操作日志;登录统计;系统维护;公司标志设置;通知公告类别定义;
桌面模块定义;更改密码;个人资料设置;系统字体与配色设置;邮件提醒设置;印章类型定义;
功能印章开启/关闭设置;招标代理项目类型定义;汇率设置;其他项目类型设置;
系统基础资料设置(个人办公基础资料;日程任务基础资料;邮件管理基础资料;物品管理基础资料;车辆管理基础资料;工作流程设置)
账号维护;功能菜单设置;权限设置;桌面设置;登录日志;操作日志;登录统计;
系统维护;公司标志设置;桌面模块定义;更改密码;个人资料设置;系统字体与配色设置;
三、系统应用价值 
使用《招标代理业务管理系统》给您带来的好处:
3.1、业务标准化管理

从项目开始到结束,以项目为主线,串联并存档相关业务资料;

从盖章控制的角度入手,通过网上流转审批,保证外发的资料的正确性,杜绝用印随意性,明确单位内部的办事流程和流程环节职权责;

通过业务文件模板与工作流程的绑定,规范和统一项目外发资料的文件格式,提高单位的业务形象;

3.2、建立起公司的成本核算与控制体系

通过费用报销和项目的挂钩,实现按项目的成本核算,哪些项目是赔钱的,哪些项目是赚钱的,收入、成本和毛利润情况一目了然,为后续项目的承接提供数据导向;

结合对工资、保险、管理费用等非项目费用(间接费用)的管理,实现按公司、按部门、按人员的全面成本核算与控制体系,为绩效考核提供量化的数据参考,结合系统的权限控制体系,为公司整体经营目标、部门经营目标的制定、落实、监督、调整和达成,建立动态的目标管理体系。

3.3、建立起业务部门与财务部门的协同工作模式

财务部门作为独立的部门,难以从业务的角度配合业务部门的工作,通过系统中的工作流程,可以建立起协同工作模式;

上传标书费的收缴情况→财务确认收到→归入项目收入;

投标保证金的到账情况挂钩投标保证金的退还,以项目为单元,没收到的不能退,没到账的不能退,不能重复退,不能多退,中标未结算的不能退;

系统为不同的管理深度提供了可伸缩的管理配置,比如可以设置:没有上传过投标企业的标书费不能上传投标保证金,没有上传过保证金的投标企业不能做结算,开始交投标保证金的前几天必须完成标书费收缴情况上传……

3.4、支持分公司异地应用

分公司在异地通过网络也可以使用本系统;

3.5、自动化出报表

项目招标进度跟踪表、招标业绩与收入汇总表、招标业务文档(已归档电子档案库)、招标项目信息汇总

报销统计(即成本统计)、[ 可按部门统计、按人员统计、按费用类别统计、按时间段统计 ]

用车情况报表,会议室使用情况表,物品借出与归还情况表,用品采购、库存、领用统计表,外出、请假、出差情况表等日常管理报表。

3.6、更深层次的业务管理

大量业务数据的电子化,使挖掘业务数据的深层次价值成为可能,让业务数据的积累成为企业的无形“固定资产”,让项目信息不再受人员离职、岗位变更等人员流动因素的影响,比如:建立起单位内部的供应商库,通过投标单位参与项目的类型、招标内容关键字,建立各行业的供应商库。

建立起企业内部的专家库。

……

3.7、全方位的办事提醒

您可以从邮箱或手机上收到即时消息、待办工作流程、工作流程处理进度、工作进展情况、新通知公告提醒、收到传阅文件提醒……

您可以从系统中设置资质证书的到期提醒、车辆年审提醒、车辆保险到期等容易忘记的日常事务提醒。

3.8、手机移动办公

《招标代理业务管理系统》已与微信和钉钉对接,通过个人微信、企业微信、钉钉均可查看和处理系统的待办流程。

3.9、平台化的系统

《招标代理业务管理系统》是一套平台化的系统。各业务板块的业务管理系统可以运行在同一个平台上,数据互通,如《招标代理业务管理系统》《造价咨询业务管理系统》《全过程咨询管理系统》可以根据需要选购,运行在同一平台上;基于WebService的设计可以为其他软件提供数据接口,如自动生成标书费收款凭证到财务软件;多层级的权限控制系统,可以接入第三方软件,实现一键登录。系统支持多角色共同使用,可以开放登录端口给招标人使用《可选模块:招标人之窗》,可以开放端口给投标单位《可选模块:在线报名系统》,通过支付宝/微信的在线支付功能,实现电子标书的自动销售与发放,通过银行提供的银企直连功能,实现投标保证金收缴自动确认和一键退还。

《招标代理业务管理系统》可有效解决:
1、传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。
2、信息流转不畅通造成的高时间成本,低响应速度。
3、工作流程不清晰导致的办事制度混乱、权责不明。
4、项目与工作难以跟踪,缺少协作和反馈。
5、经验、知识没有积累和共享的渠道。
6、OA软件无法实现的系统化业务管理。

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