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造价咨询业务管理系统

造价咨询业务+合同+发票+收款整体解决方案
一、系统简介

《造价咨询业务管理系统》是为造价咨询机构量身定制的办公管理软件系统。已在海逸恒安项目管理有限公司、山东建设工程招标中心有限公司、天佑德项目管理有限公司、正信伟业招标集团等公司应用多年。

本系统提供面向大型企业的集团版、中型企业的企业版、小型企业的轻量版,以及按账号按年付费的租赁版。

本系统围绕造价咨询公司所从事的业务,以造价咨询业务管理为核心,以项目为主线,以工作流程为辅助,实现了造价咨询项目从开始到结束的全过程管理,为造价咨询公司的内部管理提供了一套完整的解决方案。

本系统包含了业务管理系统和OA办公系统两大子系统。其中,业务管理子系统是本系统的核心系统。

区别于通用的办公自动化系统,本系统根据造价咨询公司的业务架构和业务管理重点量体裁衣,具有鲜明的行业特点。如:从造价咨询合同签订,到任务分配,到成果文件三级复核审批,到成果报告文件签发,到发票开具和项目收款,再到项目档案的归档,环环相扣,真正实现了项目的过程化动态管理,体现出管理软件与现实业务的紧密结合,而不是单纯的资料录入与保存。

二、功能模块
功能模块名称 功能简介
一、项目建档
合同备案 合同签订后,录入合同信息。一个合同下可关联多个项目。
项目立项 项目开始时,进行项目立项。
任务分解与指派 项目立项后,给工程师分配任务。
二、项目实施
跟踪审计项目管理 工程师需要驻现场的跟踪审计类项目,将经手的项目资料,进行上传记录。以便公司对驻外项目人员的工作情况有所了解,以及避免工程师更换,资料交接不全的问题。
任务进度管理 给工程师分配任务后,工程师填写任务的完成进度。以便领导对各工程师负责任务的进展情况有所了解。
成果文件提交、审核 工程师查看自己负责的任务,完成任务后,上传成果文件,提交审批,进行“三级复核”或“二级复核”流程。
成果报告审核、签发 各工程师的“成果文件提交、审核”流程完成后,通过此功能进行“成果报告文件”的审核和签发。
发票申请 需要给委托单位开具发票时,发起开票申请流程,到财务人员办理。开出的发票,可以作为项目收款的跟踪依据。
项目收款 发起“项目收款”流程,提交给财务。财务人员在网银查收到账后,确认收款流程。
与发票申请流程关联,实现了开票和收款的跟踪。
项目提成 项目人员提成审批流程。
用印申请 项目资料盖章申请
造价资料归档 项目完成后,提交造价资料电子档到档案管理员确认,同时移交纸质资料,方便日后查询。
项目总结 项目完成后,项目人员编写项目总结,提交审批。
生成报告 套用项目信息生成报告格式的封皮。统一“成果报告文件”的格式。
更改项目状态 修改项目的状态为“完成”或“废弃/终止”。
工程师资质 设置人员的专业/资质证书后,汇总工程师的资质信息。
项目其他事项审批 项目其他事项、文件,不包含在已有功能节点的,通过本功能提交审批。
修改造价值 “成果文件提交、审批”流程结束后,造价值不可再修改,如果有特殊情况,有权限的人可以通过本功能进行修改。
外聘人员维护 添加参与造价项目的外聘人员(或兼职人员)信息,系统将生成一个账号,可以分配任务给外聘人员,外聘人员可以登录系统查看自己的任务,进行“成果文件提交、审核”。
提成记取标准设置 造价领导可根据业务类型与任务类型,设置人员提成的计取比率。
三、统计报表
随着项目的进行,可自动形成本模块的统计报表。
为项目经理提供自己负责项目的工作管理平台;
为部门负责人提供查看本部门项目进展情况的平台;
为职能部门相关人员提供档案管理、项目业绩管理的平台;
为财务人员提供收支统计的平台;
为公司高层管理人员提供了项目整体管理的平台。
项目进度跟踪表 查看项目进展情况,每个阶段完成后会自动打勾。
收入统计 统计公司的收入、提成和毛利润情况。
项目信息汇总表 对项目完整信息进行汇总统计。
合同台账 “合同备案”流程完成后,形成合同台账。
造价业务文档 查看审批完毕已归档的流程文档。
业务提成统计 “业务提成”完成后,通过本功能进行统计。
发票、收款查询 “发票申请”和“项目收款”流程完成后,汇总开票和收款情况。
成果文件统计 “成果报告审核、签发”完成后,进行汇总。
人员负荷 查看每个工程师手上负责的任务,已完成的数量和未完成的数量,为新项目的任务分配提供参考。
成果文件签发审批统计 对“成果文件提交、审核”和“成果文件审核、签发”流程中的审批意见进行汇总,可以当做造价业务的知识库、记录常见问题。
OA办公
一、个人办公 即时消息;通知公告;传阅文件;工作论坛;在线签到签退;系统小秘书提醒;
二、财务管理模块 1、费用支出单:用于费用报销和公司的其他成本费用管理,可以关联到项目,实现项目成本统计;
2、借款还款:用于实现人员、部门的借款还款管理,可以实现借款余额动态管理,借款额度和次数控制,还款提醒,可以关联到项目。
3、报表统计:按部门、按报销人、按费用类别统计成本费用。
结合业务管理系统,实现收入与利润统计。
三、申请预约 人员外出/出差/请假申请;采购申请;可自定义各种办公流程,如:采购申请、用车申请等。
四、工作管理 个人日程;部门日程;任务管理;任务进程报告
五、邮件管理 邮件收发;通讯薄;外部邮箱集成配置;
六、工作流程 流程一览:发出申请、代办流程、已办流程、流程监控,事务委托。
七、会议室管理 会议室在线预约,会议室使用统计。
八、文档资源库 文档库管理;文档检索,建立业务标准化文件库。
九、人力资源 机构、部门、员工信息管理。
三、系统应用价值
《造价业务管理系统》可以为您带来什么?
3.1、业务标准化管理

从项目开始到结束,以项目为主线,串联并存档相关业务资料;

从盖章控制的角度入手,通过网上流转审批,保证外发的资料的正确性,杜绝用印随意性,明确单位内部的办事流程和流程环节职权责;

通过系统实现项目进度、工程师分派任务进度的动态监控;实现对驻项目的跟踪审计项目动态管理;

通过成果文件复核流程,规范成果文件质量、报告文件的规范和正确性;

提升综合管理水平,通过系统可实现项目档案电子化管理,方便后续查询;可实现业绩自动汇总与导出,为新项目承接、投标等情况提供快捷的管理工具;

通过业务文件模板与工作流程的绑定,规范和统一项目外发资料的文件格式,提高单位的业务形象;

3.2、建立起公司的成本核算与控制体系

通过费用报销和项目的挂钩,实现按项目的成本核算,哪些项目是赔钱的,哪些项目是赚钱的,收入、成本和毛利润情况一目了然,为后续项目的承接提供数据导向;

结合对工资、保险、管理费用等非项目费用(间接费用)的管理,实现按公司、按部门、按人员的全面成本核算与控制体系,为绩效考核提供量化的数据参考,结合系统的权限控制体系,为公司整体经营目标、部门经营目标的制定、落实、监督、调整和达成,建立动态的目标管理体系。

3.3、建立起业务部门与财务部门的协同工作模式

财务部门作为独立的部门,难以从业务的角度配合业务部门的工作,通过系统中的工作流程,可以建立起协同工作模式;

发票申请->审批->财务办理; 项目收款->审批->财务确认;

系统为不同的管理深度提供了可伸缩的管理配置,比如可以设置:没有上传过投标企业的标书费不能上传投标保证金,没有上传过保证金的投标企业不能做结算,开始交投标保证金的前几天必须完成标书费收缴情况上传……

3.4、支持分公司异地应用

分公司在异地通过网络也可以使用本系统;规范分公司业务开展,避免经营风险;

3.5、自动化出报表

项目进度跟踪表、收入统计、造价业务文档(已归档电子档案库)、造价项目信息汇总、发票/收款查询、成果文件统计、合同台帐;

报销统计(即成本统计)、[ 可按部门统计、按人员统计、按费用类别统计、按时间段统计 ]

用车情况报表,会议室使用情况表,物品借出与归还情况表,用品采购、库存、领用统计表,外出、请假、出差情况表等日常管理报表。

3.6、更深层次的业务管理

大量业务数据的电子化,使挖掘业务数据的深层次价值成为可能,让业务数据的积累成为企业的无形“固定资产”,让项目信息不再受人员离职、岗位变更等人员流动因素的影响。

通过项目(任务)按时完工情况、利润情况实现数字化的绩效考核。

……

3.7、全方位的办事提醒

您可以从邮箱或手机上收到即时消息、待办工作流程、工作流程处理进度、工作进展情况、新通知公告提醒、收到传阅文件提醒……

您可以从系统中设置资质证书的到期提醒、车辆年审提醒、车辆保险到期等容易忘记的日常事务提醒。

3.8、手机移动办公

《造价业务管理系统》已与微信和钉钉对接,通过个人微信、企业微信、钉钉均可查看和处理系统的待办流程。


《造价业务管理系统》可有效解决
1、传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。
2、信息流转不畅通造成的高时间成本,低响应速度。
3、工作流程不清晰导致的办事制度混乱、权责不明。
4、项目与工作难以跟踪,缺少协作和反馈。
5、经验、知识没有积累和共享的渠道。

发送邮件到comethen@126.com可获取完整的解决方案。

或致电:0531-87995788



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