产品与解决方案

投标业务管理系统

投标业务管理系统

一、系统简介

《投标管理系统》是具有全行业通用性的办公管理软件系统,实现了投标业务的全过程管理与公司日常办公的网络化管理。

本系统围绕投标业务,以业务管理为核心,以项目为主线,以工作流程为辅助,实现了项目从开始到结束的全过程管理,为公司的内部管理提供了一套完整的解决方案。

本系统是《综合办公平台》的一部分,《综合办公平台》另外包含《OA办公系统》、《资金管理模块》。

区别于各行业通用的OA办公系统,本系统根据投标业务架构和业务管理重点量体裁衣,具有鲜明的行业特点。如:从投标项目信息获取,到确认投标标书购买,到投标保证金的交纳,到投标保证金的回收和服务费的结算,再到项目投标档案的归档,环环相扣,真正实现了项目的过程化动态管理,体现出管理软件与现实业务的紧密结合,而不是单纯的资料录入与保存。

二、功能模块 
功能模块名称功能说明
一、上传模块
本模块用于,建档初期的审批、标书购买、保证金交纳、记录开标结果及费用处理等环节。
投标项目建档相关人员获取市场信息后,通过本功能发起项目投标评估,确定项目是否投标。
标书购买本功能用于线上的申请标书费汇款,或已买完标书后的标书费登记。
投标保证金交纳标书购买完成,并确认投标后,在保证金交纳到期日之前,系统给出提醒,负责人发起保证金交纳流程。
最终报价确认通过本功能指定报价人员,报价人员填写完成后,投标文件制作人可发起流程,发送给项目承揽人及配合人员进行最终报价确认。
开标结果开标结果分为中标未中标两种,录入所参与项目的各方报价。对于到达开标日期未录入开标结果的项目,显示红色角标数字提醒。
投标保证金回收与服务费结算发起回收流程,待回收的款项可给予投标负责人/财务人员提醒。
律师鉴证费、公证费通过本功能打开费用类别为“律师鉴证费、公证费”的“借款单”。通过费用支出单或还款单功能进行冲抵。
履约保证金交纳履约保证金交纳,用于跟踪回收情况。系统对待回收的履约保证金对项目相关人员和财务人员给予提醒,投标负责人可以更新计划回收日期、催收进程,财务人员可以确认回收情况。
履约保证金回收履约保证金交纳后,财务人员在“履约保证金待回收”中可以确认回收情况。
项目投标档案录入项目投标档案归档。可自动归档,比如上述流程中上传的附件。
项目状态更改状态分为:进行中,投标完成,结算完成,归档完成,废弃/终止。系统根据任务进度自动调整项目状态,如遇特殊情况可手动修改。
二、审批模块
流程一览,用于查看待处理的流程,自己发起的流程,已经处理的流程,有权限监控的流程及将个人权限委托给他人。个人可通过审批模块查看与自己相关的流程,领导可以监控有权限下的流程进度。如某段时间没有时间处理流程还可以将自己的审批权限暂时赋予他人代为处理。
流程审批发出申请/待办流程/已办流程/流程监控/事物委托。
移动办公审批与PC端审批类似,可直接接入到微信或钉钉。
信息提醒标书购买提醒,投标保证金交纳提醒,开标提醒,开标结果录入提醒,投标保证金回收提醒,质保金回收提醒,发票待冲账提醒,项目档案归档提醒。可提醒到微信或钉钉。
三、查看模块
随着项目的进行,可自动形成本模块的统计报表,为项目经理提供自己负责项目的工作管理平台,为部门负责人提供查看本部门项目进展情况的平台,为职能部门相关人员提供档案管理、项目业绩管理的平台,为财务人员提供收支统计的平台,为公司高层管理人员提供了项目整体管理的平台。
投标进度跟踪表查看项目投标进度,完成的节点打钩。
项目信息汇总表查看投标项目的基本信息,中标未中标情况,档案归档情况,支持多条件筛选,可计算投标项目数量,中标数量,中标率。
流程文档投标流程文档归档。

三、系统应用价值 
《投标业务管理系统》可以为您带来什么?
3.1、业务标准化管理

清晰的标准化流程管理,从投标项目信息获取树立建档机制,根据实际投标业务节点,将软件与现实业务紧密结合。业务节点环环相扣,按照系统流程节点的指引形成自动流水化的管理,从建档到关键节点的把控,到项目档案的归档形成完整的闭环。

3.2、灵活的流程控制

根据项目不同重要程度,区分不同层级审批人,优化办事流程,提高工作效率。

3.3、全方位的办事提醒

流程信息时时提醒,项目建档后,根据审批结果系统发起标书购买提醒;确认投标后,系统发起缴纳保证金提醒;项目开标后,系统发起投标保证金回收与服务费结算提醒...信息除了可以在系统内以“数字角标”“气泡窗”“即时消息”等方式还可以提醒到个人微信或邮箱,不再是人等信息,而是信息等人。

3.4、上手难度低简单易操作

上手难度低,系统内的业务节点完全符合实际投标业务,清晰有指引,只要是行业内的人员,不需要培训,即可轻松上手。

3.5、自动化出报表

清晰完整的自动化报表,系统根据业务节点流程的流转形成自动化报表,标书是否买了,投标文件是否做了,保证金是否交了,是否退了;清晰了解某项工作做没做,什么时间做的,谁做的,做到什么程度了,都能一目了然。

3.6、全行业通用

适合所有需要投标的企业使用,没有行业限制,只要您单位需要投标,这套系统都能帮到您,系统已经尽可能的接近行业实际业务,如您单位有不同的管理需求,可以按照您单位的需求量身定制。

3.7、提升企业形象

提升企业形象,关键节点严格把控,通过业务文件模板与工作流程的绑定,规范和统一项目外发资料的文件格式,提高单位的业务形象;


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